Fuente: El Mercurio
Alguien debe hacerse cargo de los
problemas diarios y del estado financiero de condominios y edificios. Es un
trabajo de 24/7 donde participa el administrador, pero también los conserjes y
varios copropietarios. Por eso, tener claridad de los deberes y
responsabilidades de cada actor y mantener una comunicación fluida son
fundamentales para lograr que las cosas avancen.
"Los condominios son iguales
a una casa grande; hay que pagar cuentas y ver que las cosas anden",
explica Guillermo Pizarro, socio de la empresa administradora de propiedades
Zócalo Uno, que cuenta con una cartera de más de 25 comunidades. A su juicio,
el trabajo de un administrador va de la A a la Z, desde que funcionen las
bombas de agua, que los ascensores tengan sus mantenciones y hasta que se le
pague al día a los proveedores.
Sin embargo, Pizarro aclara que
los resultados de su trabajo no dependen solo de él: "Para que una
comunidad camine tiene que haber un trabajo tripartito entre el comité de
administración, la administración y los funcionarios. Si cada uno rema para su
lado no hay un criterio para afrontar los problemas", explica.
No es siempre una relación fácil
de llevar, sobre todo entre el administrador y el comité de administración,
integrado por los copropietarios representantes de la comunidad.
Según la experiencia de Pizarro,
una de las principales trabas que debe sortear un administrador es un comité de
administración poco resolutivo: "Hay ocasiones donde se solicitan
presupuestos sabiendo que no están los fondos y las cosas quedan en nada".
En el otro lado de la moneda, los
vecinos no siempre están 100% conformes con la labor de la administración. La
queja principal se repite: su poca presencia en terreno. "En la mayoría de
los casos manejan todo vía e-mail y teléfono. A algunos propietarios les gusta
conversar directamente con el administrador y eso se pierde con la
tecnología", cree Juan Carlos Rojas, presidente del comité de administración
de un edificio en Las Condes.
Responsabilidad compartida
En Paz Corp hicieron un
levantamiento de las problemáticas que se dan entre las comunidades y los
administradores, en el marco de su programa "Comunidad Exitosa",
donde realizan un trabajo de asesoría y seguimiento en los edificios que
entregan, para mejorar la relación entre ambas partes.
Según Marcos Camsen, gerente de
Innovación y Logística de la inmobiliaria, el principal problema que se da
entre administrador y comunidad tiene que ver con la poca claridad de los
deberes de cada uno. "Hemos detectado que las comunidades se forman por
personas que no tienen know how en materias técnicas ni en control de cuentas,
y generalmente es primera vez que viven en un condominio, lo que genera un pequeño
descontrol (...) Por su parte, muchas veces el administrador toma un rol donde
lo resuelve todo, tomando decisiones sin participación del comité de
administración", señala Camsen.
Para solucionar este problema,
crearon la figura del superintendente de comunidades, que trimestralmente
verifica el nivel de cumplimiento de las responsabilidades del administrador y
le explica a la comunidad en qué debe fijarse: cómo evaluar el trabajo del
administrador y cómo llevar un correcto control de los gastos comunes. "En
este tema, los copropietarios no pueden quedarse de brazos cruzados",
agrega Camsen. Actualmente tienen 24 edificios bajo este programa, de
Antofagasta a Puerto Montt.
El rol de la comunidad
Lo normal es que el administrador
y el comité de administración se junten al menos una vez al mes para analizar
los avances y pasos a seguir. Sin embargo, no es necesario asistir a esas
reuniones para verificar cómo van las cosas. Según Guillermo Pizarro, de Zócalo
Uno, es relativamente sencillo para la comunidad verificar cómo está trabajando
el administrador. "Los resultados se pueden constatar con el solo hecho de
pasar por ahí: cómo están los espacios comunes, cómo funcionan los ascensores,
qué mantenimientos se están haciendo", señala. Lo que no se puede ver a
simple vista es el manejo financiero, por lo que el administrador debiera
entregar una rendición al menos una vez al año, agrega Pizarro.
Sin embargo, hay comités de
administración que van más allá. En el que participa Juan Carlos Rojas, por
ejemplo, contratan anualmente una auditoría externa para revisar el manejo de
los dineros. "Quizás sale un poco más caro, pero estamos hablando de
dineros de toda la comunidad y acá muchos miembros del comité queremos vivir
los próximos 20 años", dice.
En todo caso, ya hay herramientas
tecnológicas que facilitan el trabajo del administrador e integran más
fácilmente a la comunidad. Owner First, por ejemplo, generó un software
contable para el administrador, el que a su vez permite vaciar esa información,
en forma ordenada y clara, en un portal web para que los miembros de la
comunidad puedan acceder a ella cuando quieran.
El costo del servicio es de 1,5
UF por comunidad si sólo se opta por la herramienta contable y de 3 UF si se
agrega la alternativa del portal web. Actualmente, están trabajando con cerca
de 100 comunidades y esperan que en dos años más la cifra llegue a 500.
Otra opción es la de Klip.cl, que
ofrecerá desde el primer semestre de 2013 el servicio de publicación en línea
del pago de los gastos comunes, con la opción de agregar un historial del
comportamiento de pago o el detalle de los cobros extras. Además, se podrán
generar encuestas en línea para conocer la opinión de la comunidad sobre
distintos temas.
Ahora, si la relación entre las
partes no da para más, lo más sano es cambiar de administrador. Según explica
el abogado experto en temas de copropiedad, José Manuel Figueroa, la decisión
se puede hacer efectiva de un día para otro, salvo que el administrador esté
sujeto a un contrato de trabajo o un contrato de prestación de servicios.
$250 mil puede ser el sueldo de
un administrador de un condominio. Al no ser un empleo bien remunerado, estas
personas se ven obligadas a trabajar para más de un edificio.
AL TERMINAR UN CONTRATO CON UN
ADMINISTRADOR, LO RECOMENDABLE ES DARLE TIEMPO PARA QUE DEJE TODO EN ORDEN.
Errores de la comunidad
A juicio del abogado José Manuel
Figueroa, la comunidad en general comete dos grandes equivocaciones en torno a
los administradores. El primero es tomarse a la ligera la elección del cargo.
"Me ha pasado que comunidades contratan administradores con una facilidad
preocupante. Por el apuro de encontrar a alguien, lo toman sin conocerlo, sin
revisar su experiencia", señala.
El otro problema tiene que ver
con los sueldos, que van desde $250 mil para arriba. "Como no son bien
pagados, deben tener muchos edificios y eso los hace menos eficientes. Hay muy
poco reconocimiento por parte de los copropietarios y de la sociedad en general
de la labor del administrador", agrega Figueroa.
